Procedura zgłoszeń wewnętrznych

 

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa — I LO w Tczewie

I LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE

im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie

DOKUMENTACJA SYSTEMU ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

obowiązująca w

I LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCYM
im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie

nazwa firmy / instytucji / jednostki

Biuro Obsługi Firm POLSIGNAL Sp. z o.o.

wykonawca dokumentu
  1. Data i miejsce sporządzenia:

Tczew, dnia 25.09.2024 r.

Wersja dokumentu:

Wersja 1.0 (Aktualizacja 31.07.2026 r.)

Status dokumentu:

Obowiązujący / Wycofany*)

Ilość stron:

76

Sporządził:

Edward DYBOWSKI

*) Niewłaściwe skreślić.

Opracował

  

Zatwierdził
     

Imię i nazwisko (pieczęć imienna), podpis opracowującego dokument

  

Imię i nazwisko (pieczęć imienna), podpis Przedstawiciela Pracodawcy
  1. TCZEW
  2. WRZESIEŃ 2024

Spis treści

§ 1. CEL PROCEDURY

  1. Przyjęcie niniejszej procedury ma na celu:
    1. Wypełnienie obowiązków zawartych w ustawie o ochronie sygnalistów
      z 14 czerwca 2024 r.
    2. Promowanie wśród pracowników zgłaszania naruszeń prawa i innych wyszczególnionych nieprawidłowości poprzez wewnętrzne kanały zgłoszeniowe.
    3. Ochronę sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zarówno ze strony przełożonych, współpracowników, jak i wszystkich innych osób.
    4. Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy poprzez zapewnienie pracownikom możliwości bezpiecznego kontaktu z Pracodawcą w sytuacjach, które wymagają jego reakcji.
    5. Wykrywanie naruszeń prawa i innych nieprawidłowości w celu ochrony interesu publicznego, interesu osób pokrzywdzonych oraz interesu i dobrego wizerunku Pracodawcy
  2. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie (zwana dalej procedurą zgłoszeń wewnętrznych) jest wewnątrzorganizacyjnym aktem prawnym umożliwiającym dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych w I LO w Tczewie oraz regulującym wewnętrzne kanały
    i procedury dokonywania tych zgłoszeń przez sygnalistów oraz podejmowanie działań następczych.
  3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalistów.
  4. Przepisy niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, które umożliwia identyfikację sygnalisty.
  5. W I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo nie są przyjmowane.
  6. Do zgłoszeń wewnętrznych dokonanych anonimowo stosuje się odpowiednio § 14 niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 2. SŁOWNIK POJĘĆ

  1. Podstawowy słownik pojęć stosowany w procedurze zgłoszeń wewnętrznych to:
    1. działania następcze – działania podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mających przeciwdziałać naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, np. wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
    2. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem
      i naruszające lub mogące naruszać prawa sygnalisty, wyrządzające lub mogące wyrządzać mu szkodę.
    3. Dyrektor – Dyrektor I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie.
    4. informacja zwrotna – informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
    5. kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych
      z wykonywaną pracą, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa.
    6. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która może doświadczyć działań odwetowych ze względu na pomoc sygnaliście.
    7. osoba powiązana z sygnalistą – współpracownik lub członek rodziny sygnalisty, który może doświadczyć działań odwetowych.
    8. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana.
    9. Szkoła – I Liceum Ogólnokształcące im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie (zwana także I LO w Tczewie)
    10. sygnalista – to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, na zasadach określonych w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów; sygnalistą może być również osoba, która uzyskała taką informację przed nawiązaniem albo po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
    11. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) – osoba wyznaczona przez Pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacja prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania i koordynowania działań następczych.
    12. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, o którym mowa w art. 3 ustawy.
    13. nieprawidłowości – naruszenia prawa i wszelkie dodatkowe nadużycia, których zgłaszanie jest przewidziane w procedurze.
    14. Pracodawca – I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie
      w Tczewie;
    15. pracownik – pracownik I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie, w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.);
    16. Procedura – niniejsza „Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań wewnętrznych”, zwana także procedura zgłoszeń wewnętrznych.
    17. ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
    18. ustawa – ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928);
    19. zgłoszenie – informacja lub uzasadnione podejrzenie dotyczące istniejącego bądź potencjalnego naruszenia prawa lub nieprawidłowości, do których doszło lub dojdzie w kontekście związanym z pracą, lub próby ich ukrycia.
    20. zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie przewidzianej w procedurze.
    21. zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
  2. W niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio definicje, o których mowa w art. 2 ustawy.

§ 3. ZAKRES PODMIOTOWY

  1. W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:
    1. pracownik,
    2. pracownik tymczasowy,
    3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    4. osoba, która przestała już świadczyć pracę,
    5. kandydaci do pracy,
    6. stażysta, wolontariusz, praktykant,
    7. przedsiębiorca – usługodawca i dostawca, z którym Pracodawcę łączy umowa,
    8. osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy.
  2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
    o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (art. 4 ustawy
    o ochronie sygnalistów).
  3. Sygnalistami mogą też być osoby, które zgłoszą informację o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego określonego w wymienionych
    w ust. 1 kategoriach, bądź po jego ustaniu, czyli kandydaci do pracy i byli pracownicy (art. 4 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).[1]

§ 4. ZAKRES PRZEDMIOTOWY

  1. Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:
    • korupcji,
    • zamówień publicznych,
    • przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
    • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
    • bezpieczeństwa transportu,
    • ochrony środowiska,
    • zdrowia publicznego,
    • ochrony konsumentów,
    • ochrony prywatności i danych osobowych,
    • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
    • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
    • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących
      w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
      z dziedzinami wskazanymi powyżej.
  2. Procedurę stosuje się również w przypadku zgłoszeń następujących nieprawidłowości:
    • naruszenia standardów etycznych, polityk, procedur i innych regulacji wewnętrznych, np.:
      • kodeks postępowania,
      • regulamin pracy,
      • procedura bhp;
    • naruszenia godności pracownika, takie jak:
      • mobbing,
      • dyskryminacja,
      • molestowanie seksualne,
      • inne niewłaściwe zachowania;
    • naruszenia praw pracownika związane z:
      • rozwiązywaniem umów,
      • czasem pracy,
      • wypłatami wynagrodzeń,
      • udzielaniem urlopów wypoczynkowych;
    • naruszenia powodujące straty Pracodawcy:
      • kradzież,
      • oszustwo,
      • ujawnianie tajemnic Szkoły,
      • niegospodarność,
      • marnotrawstwo;
    • dodatkowe czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności Szkoły.
  3. Kategorie nieprawidłowości wymienione w punkcie 2 zostały dobrowolnie dodane przez Dyrektora i będą podlegały wszystkim zasadom i regułom określonym
    w procedurze. Niemniej jednak, zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnaliści zgłaszający te nieprawidłowości, w ramach niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie będą uprawnieni do dokonania zgłoszenia zewnętrznego ani ujawnienia publicznego, opierając się na zapisach ustawy
    o sygnalistach.[2]

§ 5. KOORDYNATOR DS. ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA / KOMISJA WYJAŚNIAJĄCA

  1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację
    z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej – Dyrektor wyznacza i upoważnia Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP).
  2. W przypadku nieobecności Koordynatora, o którym mowa w ust. 1, Dyrektor do wykonywania czynności, o których mowa w ust.1 wyznacza doraźnie, spośród pracowników, jego zastępcę – pracownika dobrze znającego strukturę, zadania i specyfikę działalności placówki oświatowej.
  3. Do wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1, może być dopuszczona wyłącznie osoba posiadająca pisemne upoważnienie Dyrektora Szkoły (Administratora Danych Osobowych); może to być pracownik Szkoły albo osoba wskazana przez upoważniony podmiot zewnętrzny, z którym Szkoła zawarła umowę, o której mowa w art. 28 ust. 1 ustawy. Osoba ta obowiązana jest zapewnić bezstronność przy rozpatrywaniu zgłoszeń oraz zachować w tajemnicy informacje i dane osobowe uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała te czynności. Wzór „Upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych" stanowi Załącznik nr 5.
  4. Szkoła powierzyła obsługę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi zewnętrznemu – Biuru Obsługi Firm POLSIGNAL Sp. z o.o. – na podstawie umowy zawartej zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy, obejmującej udostępnienie
    i obsługę kanałów zgłoszeniowych, potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania i koordynowania działań następczych, w tym prowadzenia postępowania wyjaśniającego, Dyrektor Szkoły upoważnił imiennie – na podstawie art. 25 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 27 ust. 2 ustawy – Edwarda Dybowskiego, pełniącego funkcję Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP); upoważnienie to stanowi Załącznik nr 5. Rozstrzygnięcia w sprawie zgłoszenia oraz środki naprawcze i dyscyplinujące podejmuje Dyrektor Szkoły jako Administrator Danych Osobowych (§ 11 i § 12).
  5. Koordynator gwarantuje, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.
  6. Koordynator, jak i wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia, że wszystkie
    decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów
    i zebranych dowodów, a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń.
  7. Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.
  8. Do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego po realizacji zadań określonych w par. 8, 9 oraz 10 niniejszej procedury w placówce uprawniony jest Koordynator ds. Naruszeń Prawa i powołani członkowie Komisji Wyjaśniającej.
  9. Regułą i zasadą jest, że wszystkie przypadki zgłoszeń w zakresie ich rozpatrywania, weryfikowania oraz przedstawienia propozycji podjęcia działań następczych zajmuje się samodzielnie Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa, za wyjątkiem sytuacji opisanej w ust. 10 oraz ust. 16 niniejszego paragrafu.
  10. W sytuacjach, kiedy specyfika zgłoszonego naruszeniem prawa, wykracza poza zakres posiadanej wiedzy i umiejętności Koordynatora wówczas, na jego wniosek Dyrektor powołuje Komisję Wyjaśniającą do rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia. W takim przypadku pracom Komisji przewodniczy Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa.
  11. Do składu Komisji może być powołany pracownik Szkoły, który merytorycznie
    i fachowo może pomóc w przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
  12. Propozycję składu Komisji do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego konkretnego zgłoszenia przedstawia, Dyrektorowi, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa po przeprowadzeniu wstępnej analizy zgłoszenia.
  13. Powołanie Członka Komisji następuje w formie Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie, na czas prowadzenia postępowania wyjaśniającego w odniesieniu do konkretnego zgłoszenia. Zarządzenia w zakresie działań, na podstawie niniejszej procedury, opracowuje i przechowuje Koordynator ds. Naruszeń Prawa.
  14. W przypadku nieobecności pracownika będącego Członkiem Komisji lub rozwiązania stosunku pracy z powołanym Członkiem Komisji, Dyrektor może
    w jego miejsce wyznaczyć innego pracownika Szkoły, zaproponowanego przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa. Wybrana w ten sposób osoba będzie sprawowała funkcję Członka Komisji do czasu zakończenia danego postępowania wyjaśniającego.
  15. Członkiem Komisji w danej sprawie nie może być:
    1. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
    2. osoba, związana z osobą, której dotyczy zgłoszenie z tytułu małżeństwa,
      a także pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia;
    3. osoba związana z sygnalistą z tytułu małżeństwa, a także pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia.
  16. W przypadku, gdy wobec Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 15, osobą odpowiedzialną za przyjęcie
    i rozpatrzenie zgłoszenia jest pracownik wskazany przez Dyrektora.

§ 6. WYMAGANE ELEMENTY ZGŁOSZENIA

  1. Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:
    • prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
    • kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą,
    • kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 4 niniejszej Procedury.
  2. W stosunku do osób dokonujących fałszywych zgłoszeń, zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości. Osoby, które świadomie zgłaszają nieprawdziwe informacje, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.[3]
  3. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:
    1. dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, rodzaj stosunku pracy;
    2. datę zgłoszenia;
    3. dane osoby, której dotyczy zgłoszenie tj. imię, nazwisko;
    4. opis naruszenia prawa oraz przybliżony okres wystąpienia naruszenia;
    5. wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem;
    6. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej sygnalisty, zwane dalej adresem do kontaktu.
  4. Zgłoszenie powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i może zostać udokumentowane zebranymi materiałami dowodowymi i wykazem świadków.
  5. Celem przekazania informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 6 jest umożliwienie kontaktu z sygnalistą w przypadkach, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 3, 5, 6, 8.
  6. Zgłoszenie dokonywane jest na „Karcie zgłoszenia naruszenia”, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  7. Dyrektor podkreśla potrzebę współpracy sygnalistów z Koordynatorem ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa przy postępowaniu wyjaśniającym. Brak informacji niezbędnych do rzetelnego wyjaśnienia naruszenia może być równoznaczne
    z niepodjęciem działań następczych.

§ 7. SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej.

  1. Zgłoszenie może być dokonane ustnie lub pisemnie.
  2. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, na numer telefonu: (+48) 609 675 737, które jest dokumentowane w formie protokołu z rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa.
  3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Szkoły w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Termin bezpośredniego spotkania należy umówić dzwoniąc na numer telefonu: (+48) 609 675 737.
  4. W przypadku, o którym mowa ust. 3, zgłoszenie jest dokumentowane na formularzu zgłoszenia, o którym mowa w § 6 ust. 6.
  5. Zgłoszenie pisemne dokonywane jest na formularzu zgłoszenia, o którym mowa w § 6 ust. 6.
  6. Zgłoszenie pisemne:
  7. może być dokonane w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: sygnalista@polsignal.pl
  8. za pomocą formularza on-line – za pośrednictwem zabezpieczonej aplikacji dedykowanej do realizacji zgłoszeń znajdującej się pod linkiem: https://pierwszelotczew.sygnalizuj.pl/[4]
    Kanał obsługiwany jest przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP). Metodologię postępowania w ramach dokonywania zgłoszenia
    w postaci „Karty zgłoszenia naruszenia za pomocą aplikacji internetowej” stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury. Pracodawca zachęca do korzystania z tego kanału, ponieważ daje on sygnaliście największe możliwości i ułatwia kontakt z koordynatorami przy wyjaśnianiu sprawy.
  9. może zostać złożone do Sekretariatu Szkoły. Na kopercie należy dopisać „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY”. W takim przypadku pracownik Sekretariatu Szkoły otrzymujący kopertę oznaczoną jako ZGŁOSZENIE SYGNALISTY, jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania jej bezpośrednio do rąk Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa, bez otwierania koperty. Zaleca się dokonywanie zgłoszenia wg wzoru „Karty zgłoszenia naruszenia prawa” stanowiącego Załącznik nr 2 lub wzoru „Karty zgłoszenia podejrzenia mobbingu, dyskryminacji lub zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych” stanowiącego Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora
    I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.;
  10. może zostać przesłane listownie, na adres: I Liceum Ogólnokształcące im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie, ul. Szkoły Morskiej 1, 83-110 Tczew,
    w podwójnej kopercie. Na kopercie wewnętrznej należy dopisać „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY”. W takim przypadku pracownik Sekretariatu Szkoły otrzymujący przesyłkę, a w niej kopertę oznaczoną jako ZGŁOSZENIE SYGNALISTY, jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania jej bezpośrednio do rąk Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa, bez otwierania koperty wewnętrznej z tym dopiskiem. Tego rodzaju przesyłki Sekretariat nie rejestruje w Dzienniku Korespondencji. Zaleca się dokonywanie zgłoszenia wg wzoru „Karty zgłoszenia naruszenia prawa” stanowiącego Załącznik nr 2 lub wzoru „Karty zgłoszenia podejrzenia mobbingu, dyskryminacji lub zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych” stanowiącego Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora
    I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.;
  11. Środki komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń w I LO
    w Tczewie zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
  12. Sygnalista zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od rozmów z innymi pracownikami lub współpracownikami o zgłaszanych podejrzeniach naruszeń, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§ 8. ZASADY POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI

  1. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, następujące działania:
  2. sprawdza na bieżąco, czy do Szkoły zostały dokonane zgłoszenia w formach,
    o których mowa w § 7 oraz przyjmuje te zgłoszenia;
  3. wprowadza dane do „Rejestru zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa” prowadzonego przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP), którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.(rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej w postaci, zabezpieczonego przed dostępem, pliku Excel lub Word).
  4. w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia stanowi Załącznik nr 14 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  5. weryfikuje zgłoszenie;
  6. komunikuje się z sygnalistą w razie potrzeby;
  7. występuje o dodatkowe informacje;
  8. rozpoznaje zgłoszenie i ocenia prawdziwość zarzutów zawartych
    w zgłoszeniu;
  9. przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie, o którym mowa w § 8 ust. 1;
  10. podejmuje i koordynuje działania następcze.
  11. Zasady postępowania ze zgłoszeniami sygnalistów omówiono w „Instrukcja obsługi zgłoszeń sygnalistów” stanowiącej Załącznik nr 13 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.

§ 9. WSTĘPNA WERYFIKACJA ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

  1. Po wpłynięciu zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych, o ile w ocenie przyjmującego zgłoszenie charakter i przedmiot zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go
    w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
  2. Po otrzymaniu zgłoszenia Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP):
  3. dokonuje na podstawie zgłoszenia wpisu do rejestru zgłoszeń, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 2,
  4. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
  5. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) odstępuje od rozpatrzenia zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa
    w § 4 ust. 1 i 2 niniejszej procedury.
  6. Odstępując od rozpatrzenia zgłoszenia, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem należy do trybu podlegającego przepisom odrębnym, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o przestępstwie, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może w innym trybie zostać przedstawiona do rozpatrzenia właściwym organom. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
  7. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności,
    a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo naruszenia prawa, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
  8. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji. W takim przypadku Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem
    w rejestrze, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 2.
  9. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Szkoły, o ile w ocenie przyjmującego zgłoszenie wiedza
    i doświadczenie takich osób mogą być niezbędne w rozpatrzeniu zgłoszenia.
    W takiej sytuacji podejmowane są działania o których mowa w ust. 13 – 20 niniejszego paragrafu.
  10. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) nie może być osobą, której dotyczy zgłoszenie.
  11. W sytuacji, gdy w ocenie Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on zawnioskować do Dyrektora o wyłączenie go z prac w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.
  12. W przypadku, gdy zajdą okoliczności, o których mowa w ust. 8 lub 9, Dyrektor
    I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie wyznacza pracownika Szkoły do wykonywania zadań Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa. W takim przypadku § 5 ust. 3 niniejszej Procedury stosuje się odpowiednio.
  13. W celu oceny wiarygodności przekazywanych informacji Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa podczas dokonywania wstępnej analizy zgłoszenia stosuje metody i algorytmy oceniając osobno źródło informacji i jej wiarygodność.
  14. Ocenę, o której mowa w ust. 11 zapisuje się poprzez wykorzystanie alfanumerycznego systemu przydzielonego każdej informacji. Wskazuje on na stopień zaufania do danego źródła i informacji. Standardowe wartości oceny pewności źródła i wiarygodności informacji są następujące:[5]

Pewność Źródła

Wiarygodność Informacji
  1. Całkowicie pewne
  1. Potwierdzona przez inne źródła
  1. Zazwyczaj pewne
  1. Prawdopodobna
  1. Dostatecznie pewne
  1. Możliwa
  1. Nie zawsze pewne
  1. Wątpliwa
  1. Niepewne
  1. Nieprawdopodobna
  1. Pewność nie może być określona
  1. Prawdziwość nie może być określona
  1. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa po przeprowadzeniu Wstępnej Analizy Zgłoszenia podejmuje decyzję, czy jest w stanie samodzielnie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i sformułować propozycje działań następczych czy też będzie potrzebował wsparcia specjalistycznego w postaci Komisji Wyjaśniającej.
  2. W przypadku konieczności powołania Komisji Wyjaśniającej, Koordynator typuje maksymalnie 3 osoby do Komisji Wyjaśniającej w celu rozpatrzenia danego zgłoszenia naruszenia. Propozycję składu Komisji, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa uzgadnia z Dyrektorem.
  3. Wskazanie członków Komisji Wyjaśniającej dla danego zgłoszenia sygnalisty następuje wg następujących kryteriów:
  4. związku z tematyką zgłoszenia;
  5. zapewnienia bezstronności przy rozpatrywaniu zgłoszenia naruszenia;
  6. szybkości postępowania biorąc pod uwagę nieobecności w pracy poszczególnych członków Komisji.
  7. Pracownik Szkoły nie może odmówić pracy w Komisji Wyjaśniającej danego zgłoszenia sygnalisty.
  8. Jednym z trzech członków Komisji Wyjaśniającej, dedykowanej do przeprowadzenia prac wyjaśniających, jest zawsze Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa, każdorazowo występujący jako Przewodniczący Komisji Wyjaśniającej.
  9. Wytypowany skład Komisji przystępuje do rozpatrzenia zgłoszenia nie później niż w terminie 7 dni od dnia wyznaczenia do rozpatrzenia zgłoszonego naruszenia. Wyznaczenie następuje na podstawie Zarządzenia Dyrektora, które przechowywane są przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa
    w odpowiedniej poufności.
  10. Skład Komisji otrzymuje pisemne upoważnienie Administratora Danych Osobowych do przetwarzania danych osobowych w ramach danego postępowania. Wzór „Upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych” stanowi Załącznik nr 7 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.04.2024 r. Członkowie Komisji zobowiązani są do podpisania „Oświadczenie o zachowaniu poufności upoważnionego do przetwarzania danych osobowych w ramach zgłoszonego naruszenia”, wg wzoru określonego w Załączniku nr 8 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.

§ 10. ROZPATRYWANIE ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

  1. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) rozpatruje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje sygnaliście informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 3 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Wzór informacji zwrotnej stanowi Załącznik nr 10 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  2. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym w oparciu
    o obowiązujące w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie
    w Tczewie regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Szkoły z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz
    z zastrzeżeniem zachowania zasady poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.
  3. W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) może wzywać pracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek przyjmującego zgłoszenie wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na wezwanie w wyznaczonym dniu, godzinie i miejscu oraz udostępniać dokumenty
    i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.
  4. Na pisemne polecenie przyjmującego zgłoszenie pracownik jest zobowiązany do udzielenia na piśmie odpowiedzi lub wyjaśnień niezbędnych do rozpatrzenia zgłoszenia.
  5. Jeśli to możliwe, Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) może wystąpić do radcy prawnego, doraźnie współpracującego ze Szkołą,
    o sporządzenie opinii prawnej stwierdzającej, czy doszło do naruszenia prawa wskazanego przez sygnalistę.
  6. Złożone wyjaśnienia, o których mowa w ust. 3 są każdorazowo utrwalane
    w formie pisemnej.
  7. Pracownikowi, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa przysługuje prawo:
  8. składania wyjaśnień na każdym etapie dochodzenia wewnętrznego,
  9. składania wyjaśnień poprzez ustosunkowanie się na piśmie do stawianych zarzutów,
  10. jeśli to możliwe, zasięgania porad prawnych radcy prawnego, doraźnie współpracującego ze szkołą, w zakresie stawianych zarzutów,
  11. składania dowodów.
  12. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) podejmuje działania następcze tj. wszelkie działania podjęte w celu usunięcia skutków naruszenia, ograniczenia ich lub zapobiegnięcia ich wystąpienia z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty[6].

§ 11. ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO

  1. W wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających (zakończenia dochodzenia wewnętrznego) zgłoszenie naruszenia prawa może zostać uznane za:
    1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
    2. bezzasadne:
      1. nieznajdujące potwierdzenia, dokonane w złej wierze tj. celowo i świadomie przekazujące nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje;
      2. nie dotyczące naruszenia prawa mieszczącego się w katalogu naruszeń,
        o których mowa w niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
      3. dotyczące jedynie praw indywidualnych sygnalisty;
      4. wówczas Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP), jeśli to możliwe, po konsultacji z radcą prawnym doraźnie realizującego zadania dla I LO
        w Tczewie oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
  2. Na skutek postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) sporządza raport z postępowania, który powinien składać się z:
    1. opisu przedmiotu zgłoszenia naruszenia prawa,
    2. opisu podjętych czynności w postępowaniu wyjaśniającym,
    3. opisu ustalonego stanu faktycznego,
    4. wniosków z postępowania wyjaśniającego, w tym w odniesieniu do tego, czy zgłoszenie jest zasadne, niezasadne lub częściowo zasadne,
    5. działań naprawczych do podjęcia na skutek przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, jeśli znajduje to uzasadnienie.
  3. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP):
    1. informuje sygnalistę o wyniku postępowania wyjaśniającego;
    2. informuje pracownika, którego dotyczyło zgłoszenie o wyniku postępowania wyjaśniającego;
    3. przekazuje Dyrektorowi informację o wyniku postępowania wyjaśniającego
      w celu podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych zawartych w raporcie;
    4. przedstawia Dyrektorowi rekomendacje w zakresie:
      1. środków jakie należy podjąć w celu zaradzenia podniesionej kwestii;
      2. przekazania sprawy do właściwego organu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego, o ile informacje te pozostaną bez uszczerbku dla dochodzenia wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego lub dla praw pracownika, którego dotyczy zgłoszenie;
      3. podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych wobec pracownika, który dopuścił się naruszenia prawa;
      4. obowiązku zawiadomienia organów ścigania w przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia czynu zabronionego będącego przestępstwem przez pracownika, który dopuścił się naruszenia.

§ 12. DZIAŁANIA NASTĘPCZE DYREKTORA

Działania następcze podejmowane przez Dyrektora w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane
w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

  1. Jeżeli raport z postępowania, o którym mowa w § 11 ust. 2 budzi jakiekolwiek wątpliwości, w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu prawa, Dyrektor może powołać zespół ekspertów, który dokona analizy i zbada prawidłowość przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.
  2. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa w następstwie dokonanego zgłoszenia Dyrektor może zastosować wobec pracownika następujące środki:
    1. pociągnąć do odpowiedzialności materialnej według zasad określonych
      w przepisach ustawy Kodeks Pracy – jeżeli naruszenie prawa przez pracownika skutkuje wyrządzeniem Pracodawcy szkody,
    2. zastosować karę upomnienia lub karę nagany na zasadach określonych
      w Kodeksie Pracy,
    3. przekazać sprawę do właściwego organu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego,
    4. zgłosić naruszenie prawa do właściwych organów ścigania,
    5. zgłosić naruszenie prawa do organów publicznych właściwych w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

§ 13. FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE / ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE PRAWA

  1. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
  2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszenia.
  3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Sygnalista, który dokona zgłoszenia, wiedząc, że nie doszło do naruszenia prawa będzie podlegał odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i cywilnej. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
  4. W przypadku sygnalisty, świadczącego na rzecz I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia naruszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
  5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający, świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym zgłoszeniem.
  6. Osoba, której udowodniono naruszenie prawa lub inne nieprawidłowości, będzie podlegała odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i cywilnej.
  7. Osoba, która będzie uniemożliwiała lub istotnie utrudniała sygnaliście dokonanie zgłoszenia, będzie podlegała odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i cywilnej.
  8. Osoba, która wbrew zakazowi dokona lub będzie próbowała dokonać działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, będzie podlegała odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej lub cywilnej.
  9. Osoby, które naruszają obowiązek zachowania poufności i tajemnicy tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej lub powiązanej, będą podlegały odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i cywilnej.
  10. Sygnalista, który jest jednocześnie sprawcą zgłaszanych nadużyć
    i nieprawidłowości lub jest w jakimś stopniu w nie zaangażowany, nie posiada immunitetu wyłączającego odpowiedzialność. Pracodawca uwzględni jednak fakt dokonania zgłoszenia i pomoc sygnalisty jako okoliczność łagodzącą w zakresie, na jaki będzie miał wpływ.

§ 14. SPOSÓB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIEM ANONIMOWYM

  1. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona, informacja taka zostaje pozostawiona bez rozpatrzenia.
  2. Informacja o naruszeniu prawa zgłoszona anonimowo podlega wpisowi do rejestru, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 2.
  3. Dokumenty związane ze zgłoszeniem dokonanym anonimowo są przechowywane przez przyjmującego zgłoszenie przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie.
  4. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 3 Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem.
  5. Ze zniszczenia dokumentów, o których mowa w ust. 4 Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa (KZNP) sporządza protokół zniszczenia.

§ 15. OCHRONA SYGNALISTY / ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

  1. Obowiązuje bezwzględny zakaz działań odwetowych i niekorzystnego traktowania, a także gróźb i prób podejmowania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zgodnie z procedurą i przepisami prawa.
  2. Zakaz działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym.
  3. Pełny katalog działań zakazanych i środków ochrony sygnalisty opisuje rozdział
    2 ustawy o ochronie sygnalistów.
  4. Przykłady zakazanych działań odwetowych[7]:
    • rozwiązanie umowy o pracę,
    • obniżenie wynagrodzenia,
    • wstrzymanie lub pominięcie przy awansie,
    • przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
    • mobbing i dyskryminacja,
    • niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie.
  5. Pracodawca będzie z całą stanowczością reagował na wszelkie łamania opisywanego zakazu. W stosunku do osoby, która dokona lub będzie próbowała dokonać jakichkolwiek działań odwetowych, zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne, karne lub cywilne.
  6. Sygnalista który stał się celem działań odwetowych lub obawia się, że może stać się ich celem, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt Koordynatorowi ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa. „Kartę zgłoszenia działań odwetowych” stanowi Załącznik nr 12 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  7. Ochrona przysługuje wyłącznie w zakresie i w związku z dokonanym zgłoszeniem.
  8. Ochrona przysługuje sygnaliście w każdym przypadku, niezależnie od tego, czy wybrał kanały wewnętrzne, zewnętrzne czy też skorzystał z ujawnienia publicznego. Obowiązki Pracodawcy związane z zapewnieniem ochrony, zakaz działań odwetowych i inne poniżej opisane środki ochrony są w tym zakresie identyczne. Oczywiście przy zgłoszeniu zewnętrznym o ochronę sygnalisty będzie musiał zadbać również Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) lub inny organ publiczny, ale nadal jest to też obowiązek Pracodawcy.
  9. Sygnalista może pominąć kanały wewnętrzne i dokonać zgłoszenia zewnętrznego do instytucji, organów lub innych jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
    Nic to jednak nie zmienia w zakresie ochrony, która jest mu gwarantowana
    (art. 22 ustawy o ochronie sygnalistów).
  10. Ochrona została rozszerzona także na osoby powiązane z sygnalistą i takie, które pomagają mu w dokonaniu zgłoszenia (art. 21 ustawy o ochronie sygnalistów).[8]

§ 16. ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE

  1. Pracodawca rekomenduje dokonywanie zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
  2. Sygnaliści mają możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
  3. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:
    1. Rzecznika Praw Obywatelskich,
      1. innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,
      2. instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  4. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 17. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych podanych w zgłoszeniu, o którym mowa w § 6 ust. 6, zgromadzonych w rejestrze, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 oraz zgromadzonych podczas postępowania wyjaśniającego jest Dyrektor.
  2. Po otrzymaniu zgłoszenia Pracodawca przetwarza dane osobowe w zakresie
    niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
  3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie
    są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.
    Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie
    mają one znaczenia dla sprawy.
  4. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.[9]
  5. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) w zakresie
    przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
  6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez Pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze.
  7. Zapisów punktu 5 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem
    stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych bądź
    sądowo-administracyjnych.
  8. Wypełnieniem obowiązku informacyjnego przez Administratora Danych Osobowych są klauzule informacyjne zamieszczone w „Karcie zgłoszenia naruszenia prawa” stanowiącej Załącznik nr 2 oraz w Karcie zgłoszenia podejrzenia dyskryminacji, mobbingu lub zachowań niepożądanych
    w relacjach pracowniczych stanowiącej Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora
    I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.

§ 18. ZAPOZNANIE Z PROCEDURĄ

  1. Pracownik Szkoły ds. Kadr przed dopuszczeniem pracownika do pracy zapoznaje go z procedurą zgłoszeń wewnętrznych i odbiera od pracownika oświadczenie
    o zapoznaniu z treścią „Wewnętrznej procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”.
  2. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 stanowi Załącznik nr 6 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  3. Pracodawca wypełnia obowiązek poinformowania o „Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych” każdej osoby, która ubiega się o pracę, na samym początku procesu rekrutacji lub negocjacji dotyczących zawarcia umowy o świadczenie pracy. Informacja na temat obowiązywania procedury wewnętrznej jest przekazywana kandydatom do pracy wraz z „Klauzulą informacyjną dla kandydatów do pracy dotyczącą procedury zgłoszeń wewnętrznych” którą stanowi Załącznik nr 9 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie
    z dnia 28.10.2024 r.
  4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych zostanie podana do wiadomości osób wykonujących pracę w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie poprzez umieszczenie jej na stronie internetowej Szkoły oraz udostępnienie jej w siedzibie jednostki.[10]

§ 19. PRZEGLĄD PROCEDURY

  1. Niniejsza procedura podlega obowiązkowemu przeglądowi dokonywanemu nie rzadziej niż raz na 2 lata.
  2. Przegląd jest dokonywany przez Koordynatora ds. Zgłoszeń Naruszeń Prawa.
  3. Przegląd polega na ocenie aktualności i zgodności z ustawą o ochronie sygnalistów oraz innymi przepisami prawa, a także skuteczności i funkcjonalności rozwiązań przyjętych w procedurze.[11]
  4. Ewentualne aktualizacje procedury będą wymagały podania do wiadomości
    (forma identyczna jak dla ogłoszenia procedury) i zostaną zakomunikowane
    wszystkim pracownikom.
  5. Wzór formularza ankiety „Badania postrzegania funkcjonowania systemu zgłoszeń wewnętrznych przez pracowników” stanowi Załącznik nr 11 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.

§ 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych została ustalona po konsultacjach
    z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi przy I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie.
  2. Osobie ubiegającej się o pracę w I LO w Tczewie na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, zostanie przekazana informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. W klauzuli informacyjnej dla kandydatów do pracy dotycząca procedury zgłoszeń wewnętrznych stanowi Załącznik nr 9 do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie z dnia 28.10.2024 r.
  3. Wszelkie zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych wymagają formy pisemnej.
  4. Do zmian procedury zgłoszeń wewnętrznych § 18 stosuje się odpowiednio.
  5. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1

Karta zgłoszenia naruszenia prawa

Załącznik nr 2

Karta zgłoszenia naruszenia za pomocą aplikacji internetowej

Załącznik nr 3

Karta zgłoszenia podejrzenia mobbingu, dyskryminacji lub zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych

Załącznik nr 4

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa

Załącznik nr 5

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu z „Wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”

Załącznik nr 6

Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 7

Oświadczenie o zachowaniu poufności upoważnionego do przetwarzania danych osobowych w ramach zgłoszonego naruszenia

Załącznik nr 8

Klauzula informacyjna dla kandydata do pracy dotycząca procedury zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 9

Informacja zwrotnan(dla osoby zgłaszającej naruszenie prawa)

Załącznik nr 10

Badanie postrzegania funkcjonowania systemu zgłoszeń wewnętrznych przez pracowników (ankieta)

Załącznik nr 11

Karta zgłoszenia działań odwetowych

Załącznik nr 12

Instrukcji obsługi zgłoszeń sygnalistów

ZAŁĄCZNIK nr 2
do Zarządzenia Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie
z dnia 28.10.2024 r. w sprawie wdrożenia „Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa obowiązującej
w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie”

KARTA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

Formularz zgłoszenia naruszenia prawa służy do przekazania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą tj. działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczącym:

  1. korupcji;
  2. zamówień publicznych;
  3. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  5. bezpieczeństwa transportu;
  6. ochrony środowiska;
  7. zdrowia publicznego;
  8. ochrony konsumentów;
  9. ochrony prywatności i danych osobowych;
  10. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  11. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  12. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
    w pkt 1-11.

ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA

Informacje ogólne

Kogo dotyczy zgłoszenie

Pracownika I Liceum Ogólnokształcącego im. Marii Skłodowskiej-Curie w Tczewie
 

(pracownik - nazwa firmy / instytucji / jednostki)

Imię i nazwisko osoby, która dopuściła się naruszenia prawa

  
 

(jednoznaczne wskazanie osoby, która dopuściła się naruszenia prawa)

Data zgłoszenia

  
 

(data w układzie DD.MM.RRRR)

Dane kontaktowe sygnalisty (zgłaszającego naruszenie prawa)

Imię i nazwisko

  
 

(imię i nazwisko sygnalisty)

Telefon

  
 

(nr telefonu kontaktowego do sygnalisty)

e-mail

  
 

(adres email do sygnalisty)

Informacje szczegółowe

Data zaistnienia naruszenia prawa

  
 

(data w układzie DD.MM.RRRR)
   

Data powzięcia wiedzy o naruszenia prawa

  
 

(data w układzie DD.MM.RRRR)

Miejsce zaistnienia

  
 

(wskazanie miejsca zaistnienia naruszenia)

Czy zostało zgłoszone?

  
 

(wskazanie co zostało zgłoszone)

Do kogo zostało zgłoszone?

  
 

(wskazanie do kogo zostało zgłoszone)

Opis naruszenia prawa:
 
 

Świadkowie

Imię i nazwisko

  
   

Imię i nazwisko

  
   

Imię i nazwisko

  
   

Opis dowodów:
 

CHARAKTER NARUSZENIA PRAWA[12]

 

podejrzenie przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego
   
 

niedopełnienie obowiązków lub nadużycia uprawnień
   
 

niezachowanie należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach
   
 

naruszenia w organizacji działalności
   
 

naruszenie wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych

Oświadczenia

 

Oświadczam, iż mam świadomość, możliwych konsekwencji związanych
z fałszywym zgłoszeniem naruszenia prawa.
   
 

Oświadczam, iż przedmiotowe zgłoszenie składam w dobrej wierze.

Załączniki

   
   
   
   
   
   
   
   
 

Data i podpis sygnalisty
(zgłaszającego naruszenie prawa)

Oświadczenie sygnalisty
(osoby dokonującej zgłoszenia naruszenia prawa)

  1. Oświadczam, że jestem sygnalistą tj. osobą fizyczną, która zgłasza/ujawnia informację o naruszenie prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
    tj. jestem:
    1. pracownikiem*;
    2. pracownikiem tymczasowym*;
    3. osobą świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej*;
    4. przedsiębiorcą*;
    5. prokurentem*;
    6. akcjonariu